محاضرات المعهد العالي للتعاون الزراعي

محاضرة رقم 1
نظام المعلومات يعتمد على البيانات من خلال
بيانات ــــــــــــ معالجة ــــــــــــــــــ معلومات
المعالجة : هو التشخيص المناسب في المكان المناسب
كلمة شاملة إشكال كثيرة لتشغيل البيانات عن طريق
1- إدخال البيانات 2- مراجعة وتقيم البيانات المدخلة
3- عملية الفرز والتصنيف 4- تحديث البيانات
5- حفظ البيانات 6 – استخراجها على شكل معلومة مفيدة
مثال رقم 1
المخزون رقم المخزون السلعي تاريخ توريد المخزون إضافة خصم رصيد سابق رصيد حالي

1
1211

1212 1/1/2009
1/2/2009
1/3/2009
100


500 1000
1000
2000 1000
2000
1500
هناك طريقتين لتحديث سجل المخزن السلعي
1- التحديث بالدفعات
2- التحديث الالى
نظم المعلومات الإدارية
1- نظم معلومات تسويقية
2- نظم معلومات حسابية : وتنقسم إلى
العملاء الموردين الأجور حسابات المخازن
3- نظم المعلومات الفنية
4- نظم المعلومات الإنتاجية
س1: وضح بالرسم مع الشرح بإيجاز كيف إن نظام المعلومات الإدارية يضم مجموعة نظم فرعية سمكن من خلالها خدمة أغراض اتخاذ القرارات بالمنشأة الاقتصادية !
• يوضح الشكل السابق إن المنشات الاقتصادية في كل المجالات يعتمد في إدارتها على نظم المعلومات الإدارية الشاملة التي تضم عدة نظم فرعية مثل نظام المعلومات التسويقية ونظام المعلومات الإنتاجية ونظام المعلومات الفنية ونظام المعلومات الحسابية وهذه كلها تسمى مجالات نظم معالجة البيانات لأنشطة لمنشأة المختلفة فعلى سبيل المثال نظام المعلومات المحاسبية يتضمن عمليات وتشغيل ومعالجة البيانات المالية في كل نوع من أنواع الأنشطة المالية الموجودة بالمنشأة وذلك بإنتاج معلومات تستخدم أغراضها في اتخاذ القرارات بواسطة المنشأة وهذا يحدث مع كل نظام حيث يتم معالجة البيانات تتعلق بنشاط معين يستهدف في اتخاذ قرار في مجال هذا النشاط مثل القرار الانتاجى
• مفهوم أو مبدأ تكامل اقتصادي :
لا ينبغي هو أن النظم الفرعية المنبثقة من مجموعة نظم أخرى لا ينبغي إن تعمل منفردا حتى لا تصبح نظم مغلقة لا تتفاعل مع النظم الأكبر أو الاشمل
وهذا يتم في إطار تكاملي من خلال البيانات والمعلومات بين فروع نظم المعلومات المتكاملة وتصبح في هذه الحالة نظم مفتوحة وهذه هي جميع إشكال نظم المعلومات في مجال إدارة المنشات الاقتصادية
• ما هي خصائص النظم :
1- لابد أن تكون نظم متبادلة بمعنى إن تكون علاقة متبادلة البيانات والمعلومات بينهما علاقة انضباطية
2- لابد إن تكون نظم شاملة أداء اى نظام صحيح هو نداء لعمل فردى مع بعضهما البعض لان نظام المعلومات هو وحدة متكاملة
3- لابد إن تكون متنوعة لأنها تقدم مخرجات في شكل معلومات تقدم مجالات عديدة بذلك لابد إن تكون متنوعة
4- أنها نظم تعاونية ولابد أن يكون لها شكل من إشكال التعاون حتى تزيد من كفاءة النظام الشامل
5- نظام شامل فإنها هرمية وتتكون من أجزاء كثيرة في القاعدة وتكون نظام شامل في القمة
تعريف البيانات : مجموعة حقائق أو فكرة أو مشاهدة أو قياسات
شكل البيانات :
أما حروف أو كلمات أو إعداد أو رموز أو علاقات قد تجمع البيانات بين الرموز والأرقام والعلامات
وتعنى البيانات بالنسبة للإنسان أو البيانات الصحيحة
1- أن تكون فكرة ويتعرف عليها الإنسان بمجرد النظر إليها للتوصل إلى الحقائق فإن البيانات هي المادة الخام التي يشتق منها المعلومات وإنها لابد أن تكون دقيقة وتكون معلومة صحيحة وخالية من الأخطاء
2- إن تكون متماثلة لبعض الأشياء بالنسبة للإنسان حتى تكون بعبرة عن حقائق معلومة
3- إن تكون شاملة ون تفصيل زائد أو مجاز يضيع معناها
4- إن تعبر عن موضوع معين دون تعارض
5- إن تكون مناسبة زمنيا للاستخدام
يمكن إن تعود البيانات إلى معلومات
العلاقة بين البيانات والمعلومات تأخذ شكل الدورية عند تجميع وتشغيل ومعالجة البيانات تنتج معلومات تؤدى ذلك تنفيذ مجموعة من الاجراءات التي تحتاج إلى مجموعة بيانات إضافية يتم جمعها مرة واحدة
معالجتها لاتخاذ المزيد من القرارات وهكذا نجد أن الخطوات مسابقة تكرر بشكل دوري فيما يسمى بالدورة
استرجاعية للمعلومات والتي يوضحها الشكل التالي
العلاقة الدورية الاسترجاعية للمعلومات

البيانات










لذلك تزداد أهمية توافر البيانات ذات الخصائص الهامة كسبيل لنجاح المنشات والتي يتم معالجتها للحصول على معلومات تستخدم فى اتخاذ القرارات داخل المنشأة
هناك عدة أشكال للمعلومات :
1- المعلومات الرسمية : هي مصدر اساسى للإنشاء نظم معلومات متكاملة جيدة
2- المتطلبات التخطيطية
3- المتطلبات القانونية
4- الاجراءات المحاسبية
5- الميزانيات
محمود رشاد الجميل لا زم نشكره